TABLE DES MATIÈRES

• Accéder à Navette
• Navette, la Paie et la GED Documents
• Illustrations des différents écrans de Navette
  • Menu latéral
  • Pages d’accueil
  • Matrice annuelle
  • Grille mensuelle
  • Écran récapitulatif des EVP
  • [GP] Modèle de grille
  • Gestion des rôles

Afin de vous familiariser avec Navette, vous trouverez ci-dessous, la liste des différents écrans qui constituent l'application ainsi qu'un résumé, pour chacun, de sa finalité.

Accéder à Navette

1. Depuis le Portail, cliquez sur l'icône de l'application Portail RH [1] : 

[1] si l'application n'apparaît pas dans le portail, c'est qu'elle n'a pas été rendue disponible pour votre compte utilisateur. Dans ce cas :

• si vous êtes Responsable RH en sein d'une entreprise, prenez contact avec votre gestionnaire de paie en cabinet
• si vous êtes Gestionnaire de Paie, prenez contact avec l'administrateur de la plateforme.

2. Recherchez puis cliquez sur une entreprise afin d'entrer dans son dossier :

3. Dans la barre latérale qui s'affiche, cliquez sur le menu Navette :

Navette, la Paie et la GED Documents

Le module Navette de l'application Portail RH est en liaison avec 2 autres applications de la plateforme fulll :

• L'application de production de Paie qui intervient à la fois en amont de Navette (alimentation des individus, contrats, rubriques du plan de paie ....) et en aval de Navette (réception des EVP, génération des Bulletins de Paie)
• L'application Documents (aussi parfois appelée "coffre fort électronique" ou GED pour Gestion Electronique de Documents) où sont archivés les récapitulatifs PDF des EVP envoyés depuis les Grilles mensuelles.

Dans Portail RH, le dossier se synchronise automatiquement avec le dossier de Paie afin de garder toujours les éléments (contrats, calendriers, etc ...) à jour.

Illustrations des différents écrans de Navette

Menu latéral

Pour optimiser votre zone utile de travail, ce menu (aussi appelé Drawer) est escamotable / affichable à la demande en cliquant sur le chevron situé en bas à droite de la barre latérale des menus. Voici les 2 états illustrés :

Menu déplié

Menu replié

Pages d’accueil

Pour vous accueillir dans Navette ... plusieurs pages sont affichées selon l’état du dossier et l’utilisateur connecté.

• Pages d'accueil lorsque le dossier Navette ne contient aucun Modèle de grille (le RH et le GP ont des écrans légèrement différents) :
  • Page d'accueil Navette vierge pour un collaborateur Gestionnaire de Paie :

- Le bouton Créer un modèle est accessible uniquement par le Gestionnaire de Paie et permet de créer un nouveau modèle.

- Le bouton Importer des modèles, accessible uniquement par le Gestionnaire de Paie, permet d'intégrer un modèle d'un autre dossier, accélérant le paramétrage de Navette.

• Page d'accueil Navette vierge pour un client RH :

Matrice annuelle

Dès qu'au moins un Modèle de grille a été créé, la Matrice Annuelle (ou frise chronologique) est votre écran principal de travail dans l'application, cet écran a été aussi nommé, pour des raisons historiques, "Saisie collective" :

- Assurez le suivi des saisies

Dans l'exemple ci-dessus, 3 modèles distincts sont paramétrés par le gestionnaire de paie : 'Acompte au 15', 'EVP mensuels', 'Primes trimestrielles'.  Ces 3 modèles sur lesquels peuvent être effectuées la saisie séparément chaque mois, constituent les EVP à transmettre à la Paie.

- Naviguez dans les années grâce aux chevrons entourant l'année : <  >

- Dans l'entête de chaque colonne mensuelle, une pastille numérique (aussi appelée badge) indique à l'utilisateur, en fonction de son rôle RH ou GP, le nombre de Grilles mensuelles qu'il a "à traiter".

- Le mois de la période en cours est mis en évidence par une couleur de fond distincte des autres mois qui sont blancs. 

- Survol des pictogramme de couleur (bleu, orange, vert clair, vert foncé) à la souris

Le survol à la souris sur les pictogrammes (aussi appelé 'chips') permet de voir immédiatement le statut de la grille mensuelle  :

       - Aucune donnée saisie (pictogramme 'A saisir' de couleur bleue)

       - En cours de saisie (pictogramme 'En cours' de couleur orange), cas d'une saisie enregistrée mais non encore transmise au Gestionnaire de paie ni Envoyée en Paie. L'utilisateur entreprise devra finaliser sa saisie puis transmettre les éléments au GP.

       - Transmis au gestionnaire de paie (pictogramme 'Transmis' de couleur vert clair). l'utilisateur entreprise a terminé la saisie du mois pour la grille concernée et l'a transmis au Gestionnaire de Paie. La saisie ne peut plus être modifiée (mais peut l'être par le GP).

       - Envoyé en Paie (pictogramme 'Envoyé' de couleur vert foncé). La saisie mensuelle du mois pour la grille a été effectuée et a été envoyée en paie ; elle ne peut plus être modifiée par aucun intervenant dans Navette.

En cliquant sur l'un des pictogrammes à l'intersection de la ligne (modèle de grille) et de la colonne (mois de l'année), l'utilisateur entre dans la Grille mensuelle et pourra saisir ou consulter les EVP pour cette période.

Grille mensuelle

Dans l'exemple ci-dessus, l'utilisateur a cliqué sur le pictogramme 'A saisir ' de la colonne Décembre pour la grille 'primes et heures supp" en 2022.  Sont alors affichés : 

Les contrats du mois (en lignes) + les Rubriques et Zones saisies (en colonnes) + Commentaires qui apparaîtra sur la rubrique du Bulletin de Paie du salarié. Aucune saisie n'est obligatoire.

En savoir plus sur la saisie d'une grille mensuelle.

Écran récapitulatif des EVP

Un écran récapitulatif est affiché avant transmission des EVP au Gestionnaire de paie ou envoi en paie, pour en savoir plus consultez l'article dédié à l'Écran récapitulatif des EVP.

L'utilisateur peut garder une copie PDF des éléments qui seront transmis au cabinet comptable. Après transmission/envoi ce fichier PDF est aussi stocké / archivé automatiquement dans la GED de l'application Document (dossier "Social > Collecte de données Variables de Paie") comme illustré :

[GP] Modèle de grille

Pour le GP uniquement. L'accès au modèle de grille s'effectue en cliquant sur l'icône "3 points" en fin du nom du modèle, puis sélectionnez l'un des 3 menus proposés : 

Via un assistant à 2 étapes, le GP définit la période (dates et fréquences) de saisie + les rubriques + les zones à saisir mensuellement et d'autre options comme l'ordre des rubriques ou la possibilité de personnaliser le libellé des rubriques.

Pour en savoir plus : consultez l'article Gérer les modèles de grille.

Assistant :  Etape 1 ' Informations générales' 

Assistant : Etape 2 ' Gérer les rubriques'

Gestion des rôles

Dans le menu Paramétrage, seul le sous-menu Gestion des rôles est utile pour le module Navette.

La gestion des rôles est centralisée dans Portail RH et est commune à Navette et Absences.

Pour Navette, seuls 2 rôles sont utiles et peuvent être donnés aux utilisateurs client : 

- le rôle RH doit être systématiquement donné à un utilisateur client sans quoi le GP ne pourra pas recevoir d'EVP et devra réaliser les saisies des Grilles mensuelles lui-même !

- le rôle Gestionnaire de Paie peut être donné à titre exceptionnel à un utilisateur client qui serait autonome sur sa paie et souhaite envoyer les EVP en Paie.

Rappel : les collaborateur du Cabinet ayant accès au dossier sont automatiquement reconnus comme Gestionnaire de Paie (sans avoir besoin d'être désignés pour un rôle).

Pour en savoir plus sur la gestion des rôles et les autorisations associées : article sur les rôles dans Navette.